413 Views

Debit note là gì? Phân biệt debit note và credit note

Debit note là thuật ngữ phổ biến trong ngành vận tải logistics và xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, hầu hết mọi người đều không biết debit note là gì? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn các thông tin hữu ích về loại giấy tờ này!

Debit note là gì?

Debit là món nợ, khoản nợ. Note là phiếu, giấy. Debit note có nghĩa là giấy báo nợ, giấy ghi nợ. Đây là thuật ngữ thường dùng trong kinh doanh giữa hai doanh nghiệp, khi người bán giao hàng cho người mua trước khi thanh toán tiền hàng. Sau khi hoàn tất giao dịch vận chuyển hàng hóa, người bán sẽ gửi debit note cho người mua để nhắc nhở về hóa đơn thanh toán còn thiếu hoặc khoản tiền sắp đến kỳ hạn thanh toán.

debit-note-form
Mẫu debit note của một doanh nghiệp

Bên cạnh đó, debit note còn được sử dụng như hóa đơn nếu giá trị hóa đơn cần điều chỉnh lên hoặc xảy ra sai sót trong quá trình nhập dữ liệu. Hoặc khi người mua muốn trả lại hàng hóa cho người bán, debit note dùng để thông báo về hàng hóa trả lại, các khoản thanh toán đã giải ngân kèm lý do.

Nội dung của debit note thường bao gồm: thông tin người mua, người bán, tên hàng hóa và số tiền cần thanh toán sắp đến kỳ hạn.

Ví dụ:

  • Công ty A mua hàng hóa của công ty B nhưng trong quá trình vận chuyển, hàng hóa bị hư hỏng. Bên A muốn trả lại số hàng này nên đã xuất cho bên B một mẫu debit note để thông báo về số hàng lỗi và chi phí tổn thất. Bên B sau khi nhận được thông báo sẽ xác định lại thông tin về lô hàng và xuất ngược lại cho bên A một credit note về phần tổn thất.
  • Công ty C bán hàng cho công ty D với trị giá đơn hàng 50.000.000 đồng nhưng trên hóa đơn ghi 40.000.000 đồng, chênh lệch so với giá trị thật của đơn hàng. Sau đó, công ty C dùng debit note để điều chỉnh giá trị hóa đơn đúng với giá trị thật của lô hàng và gửi cho công ty D để thông báo về sự sai sót này.

Debit note có phải giấy đòi nợ hay không?

Như đã phân tích ở trên, debit note không được xem như hóa đơn vì nội dung trên đó chỉ để nhắc nhở và thông báo cho người mua về việc thanh toán khoản nợ sắp tới kỳ hạn, không yêu cầu thanh toán ngay.

debit-note-ap-dung
Debit note thường dùng cho mặt hàng phụ của doanh nghiệp

Một số công ty sử dụng debit note cho những mặt hàng phụ của mình. Ví dụ, doanh nghiệp kinh doanh nông sản là mặt hàng chính nhưng có nhu cầu cho thuê lại không gian kho bãi do không sử dụng hết. Trong trường hợp này, công ty có thể xuất giấy ghi nợ cho khoản chi phí thuê kho bãi này.

Giấy báo nợ là chứng từ bắt buộc không?

Trên thực tế, debit note không phải chứng từ bắt buộc, nhà cung cấp có thể sử dụng hoặc không. Tuy nhiên, loại giấy tờ này thường được sử dụng theo một quy trình để tiện theo dõi các giao dịch. Bên cạnh đó, người mua cũng thường yêu cầu sử dụng debit note để lưu trữ nội bộ cho công ty.

debit-note-la-gi
Cần có quy trình cụ thể về debit note

Debit note được ưa chuộng vì tính linh hoạt, mỗi công ty lại áp dụng một quy trình làm việc khác nhau dẫn đến việc kế toán cũng sử dụng mẫu debit note riêng. Tuy nhiên, nếu muốn sử dụng loại giấy tờ này lâu dài thì doanh nghiệp cần xây dựng quy trình phù hợp để thuận tiện cho kế toán và đối tác.

Các mẫu Debit note chính

Có nhiều mẫu giấy báo nợ khác nhau nhưng chủ yếu được thể hiện dưới hai dạng chính sau đây.

  • Dạng biên lai vận chuyển với hàng hóa nhận được bởi bên mua: Trong trường hợp này, người mua chưa thanh toán đơn hàng cho người bán. Nếu người mua kiểm định chất lượng hàng hóa và thấy có sai sót, chưa đạt thì hoàn toàn có thể trả lại đơn hàng kèm theo biên lai vận chuyển cho bên bán mà không phải thanh toán trước.
  • Dạng bưu thiếp: Mục đích của dạng debit note này là để nhắc nhở về khoản nợ mà bên mua cần phải trả. Loại giấy này thường được sử dụng phổ biến vì tính hữu dụng khi muốn kiểm tra lại hóa đơn, chứng từ gốc đã phát hành. Debit note dạng bưu thiếp giúp việc thu hồi nợ của bên bán nhẹ nhàng hơn.

Phân biệt credit note và debit note

Debit note (Debit memo) và Credit Note (Credit memo) là hai loại chứng từ thường được sử dụng để điều chỉnh giá trị trên các chứng từ khi có sai sót.

  • Debit Note: là chứng từ của người mua gửi cho người bán. Hoặc người bán sử dụng debit note thay cho hóa đơn điều chỉnh, thường là điều chỉnh tăng, khi giá trị hóa đơn bị sai. Vì thế, loại giấy tờ này thường được sử dụng ở mô hình kinh doanh B2B (doanh nghiệp với doanh nghiệp).
  • Credit note: là chứng từ người bán sử dụng để bán cho người mua với số tiền thường nhỏ hơn hoặc bằng số tiền trên hóa đơn. Loại giấy tờ này thường được sử dụng khi người mua không nhận được hoặc trả lại hàng hóa do bị lỗi, hỏng. Hoặc khi người mua trả thừa tiền so với số tiền trên hóa đơn thì có thể dùng credit note thay thế cho tiền mặt, hàng hóa. 

Ngược lại với debit note, credit note được xem như là hóa đơn điều chỉnh giảm, để hủy đi giá trị của hóa đơn đã xuất vì sản phẩm bị lỗi và người mua trả lại hàng.Việc người bán xuất credit note cho người mua còn có tác dụng kích thích họ quay lại mua hàng hóa, dịch vụ trong tương lai.

Trên đây là tổng hợp thông tin giúp bạn hiểu rõ hơn về debit note (giấy báo nợ) là gì. Việc nắm rõ các kiến thức cơ bản về loại giấy tờ này sẽ giúp ích rất nhiều cho các bạn kế toán khi xử lý các lệnh yêu cầu của khách hàng đúng quy định.

413 Views