Bật mí 8 bước trong quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện như thế nào? Đây chắc chắn là băn khoăn của rất nhiều người hiện nay. Bài viết dưới đây sẽ bật mí cho bạn 8 bước cơ bản trong quá trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Mời bạn tham khảo nhé!

Bước 1: Lập danh mục tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy và viết bản thuyết minh

Bước đầu tiên trong quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị đó là lập danh mục các tài liệu, hồ sơ cần tiêu hủy. Để tiến hành lập danh mục thì bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Danh mục các tài liệu, hồ sơ hết giá trị cần tiêu hủy được lập trong quá trình chỉnh lý dữ liệu. Các tài liệu này cần phải được đảm bảo phân loại ra thành các tập, bao gồm các mục như tóm tắt phần tiêu đề, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ hoặc lên phương án phân loại được sắp xếp. Những loại tài liệu cần hủy này phải được đảm bảo được hình thành trong các hoạt động của cơ quan, tổ chức
• Căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, bạn sẽ phải thống kê và hệ thống hóa thứ tự của những tài liệu này. Những tài liệu được phép tiêu hủy phải được bảo đảm đã hết hạn bảo quản.

Bước 2: Lập hội đồng tra xét tài liệu

Sau khi đã lập xong danh mục các tài liệu, hồ sơ cần tiêu hủy thì bạn cần viết thêm một bản thuyết minh về những tài liệu này. Hội đồng thẩm định giá trị tài liệu được lập ra với mục đích là để tham mưu cho những người đứng đầu về vấn đề chọn lọc tài liệu và xác định lại thời gian bảo quản tài liệu. Hội đồng này bao gồm những vị trí sau:

• Chủ tịch Hội đồng: Chánh văn phòng Bộ hoặc cơ quan ngang Bộ, cơ quan Chính phủ hoặc vị trí tương đương. Đối với cấp tỉnh và huyện sẽ có Chánh văn phòng Ủy hoặc cấp phó của người đứng đầu tổ chức, cơ quan khác
• Ủy viên: Đại diện lãnh đạo của đơn vị có tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy, đại diện lưu trữ của cơ quan, tổ chức

Bước 3: Tra xét những tài liệu được yêu cầu hủy

Trong bước này, Hội đồng cần tiến hành họp và thẩm định. Sau đó, họ cần phải đối chiếu và kiểm tra lại danh mục tài liệu hết giá trị được lập ở bước 1 bao gồm cả những tài liệu được giữ lại.

Hội đồng nên có những cuộc thảo luận tập thể để đưa ra kết luận cuối cùng dựa theo quyết định của những thành viên trong ban hội đồng. Mỗi một ý kiến đưa ra sẽ được ghi trong biên bản cuộc họp. Tất nhiên, biên bản phải có bản và ddur chữ ký của các thành viên trong ban Hội đồng trước khi trình lên người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Trong đó, một biên bản giữ lại trong hồ sơ hủy tài liệu của cơ quan đó. Còn bản còn lại thì phải trình lên các cơ quan chức năng có nhiệm vụ lưu trữ và thẩm định các tài liệu hết giá trị.

Bước 4: Hoàn thiện hồ sơ và trình lên cơ quan quản lý

Căn cứ vào tính chất của các tài liệu cần hủy khác nhau để nộp tài liệu vào các cơ quan tổ chức khác nhau.

Đối với tài liệu lưu trữ lịch sử thì phải trình lên cơ quan quản lý nhà nước thực hiện nhiệm vụ lưu trữ cũng như cấp thẩm định các tài liệu, hồ sơ hết giá trị.

Đối với các tài liệu lưu trữ khác thì cần phải nộp trực tiếp vào cấp trên để thẩm định những tài liệu sẽ phải hủy.

Thủ tục để hoàn thiện hồ sơ thẩm định bao gồm:

• 01 văn bản yêu cầu thẩm định và xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu không còn giá trị cần hủy
• 01 danh mục các tài liệu hết giá trị cần hủy (bản danh mục phải được chỉnh sửa và phê duyệt trước đó bởi Hội đồng)
• 01 tờ tường trình và bản thuyết minh về những tài liệu, hồ sơ hết giá trị
• Văn bản thành lập hội đồng
• Biên bản cuộc họp của hội đồng xác định giá trị các tài liệu cần hủy.

Bước 5: Thẩm định

Với những tư liệu thuộc cơ quan, tổ chức nộp tư liệu vào mục Lưu trữ lịch sử thì người có trách nhiệm thẩm định sẽ là Chi cục Văn thư – Lưu trữ chịu trách nhiệm.

Với các tư liệu thuộc cơ quan không thuộc nguồn nộp tư liệu vào mục Lưu trữ Lịch sử thì sẽ xảy ra hai trường hợp:

• Tiến hành thẩm định sẽ là người đứng đầu cơ quan tổ chức có tài liệu hết giá trị
• Văn phòng Nội vụ chịu trách nhiệm thẩm định tài liệu cho UBND của các quận, huyện và thị xã.

Đối với những cơ quan doanh nghiệp có tài liệu cần hủy thì phải gửi danh mục tài liệu hết giá trị và hồ sơ đề nghị hủy tài liệu đến các cơ quan nhà nước có thẩm quyền để thẩm định phía trên. Và các cơ quan này có nghĩa vụ thẩm định về các thủ tục xét hủy cũng như nội dung của các tài liệu đã hết giá trị cần được hủy.

Sau đó, cơ quan này lại tiếp tục kiểm tra đối chiếu thực tế rồi lập biên bản thẩm định và trả lời bằng một văn bản nêu ý kiến thẩm định

Thời hạn thẩm định tài liệu không được quá 30 ngày kể từ lúc nộp hồ sơ.

Bước 6: Trình hồ sơ quyết định hủy tài liệu

Sau khi thẩm định xong hồ sơ thì bạn thì bạn mang văn bản này trình lên người đứng đầu cơ quan, tổ chức để ra quyết định cuối cùng là hủy hết tài liệu hết giá trị.

• Các tài liệu được yêu cầu giữ lại sẽ được xếp bổ sung trong mục lục tương ứng của nhóm tài liệu
• Ghi lại số liệu những tài liệu được phép hủy, ghi số và đánh số theo thứ tự vào các bố tài liệu. Lưu ý là cần viết rõ tiêu đề nội dung các tài liệu này cùng với lý do hủy
• Người đứng đầu cơ quan và tổ chức sẽ ký quyết định chính thức

Bước 7: Tiến hành tiêu hủy hết tài liệu hết giá trị

Gói tất cả những tài liệu đã hết giá trị rồi lập tức lập biên bản và bàn giao lại những tài liệu sẽ hủy. Sau đó, bạn cần tiến hành việc tiêu hủy tài liệu đã hết giá trị bằng máy hủy giấy vụn hoặc siêu vụn để đảm bảo xóa sạch những thông tin bảo mật trên tài liệu.

Cuối cùng, bạn hãy tiến hành lập biên bản về việc tài liệu rồi gửi về Chi cục Văn thư – Lưu trữ. Thời hạn nộp là 10 ngày tính từ ngày tiêu hủy hết tài liệu hết giá trị.

Bước 8: Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ

Bước cuối cùng trong quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị đó là hoàn chỉnh hồ sơ về hủy tài liệu. Hồ sơ này sẽ được bảo quản tại các mục Lưu trữ cơ quan, tổ chức có tài liệu hủy. Thời hạn bảo quản tối thiểu là 20 năm kể từ lúc hủy tài liệu.

Hồ sơ này sẽ bao gồm những nội dung và văn bản chính như sau:

• Danh mục các tài liệu đã hết giá trị
• Bản tường trình và bản thuyết minh về những tài liệu hết giá trị
• Văn bản quyết định thành lập ban Hội đồng thẩm định giá trị của tài liệu cần hủy
• Biên bản họp hội đồng
• Văn bản đề nghị việc thẩm định, xin ý ký của các cơ quan có thẩm quyền
• Văn bản trả lời thẩm định cũng như cho ý kiến của những cơ quan trên
• Giấy quyết định tiêu hủy của người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó
• Biên bản bàn giao lại các tài liệu, hồ sơ cần hủy
• Biên bản về quá trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Vừa rồi là chi tiết về 8 bước trong quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị dành cho những ai quan tâm tìm hiểu. Hy vọng, những thông tin mà bài viết chia sẻ thực sự hữu ích cho bạn đọc.